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什麼是存證信函？

存證信函是一種具法律效力的正式書面通知，透過郵遞方式將自己的法律主張及事實陳述送達至對方，並保留完整的送達憑據及內容證據。作為一種法律文書，存證信函常用於商業糾紛、租賃關係或合約履行等場合。例如，當租賃雙方因租金支付問題發生爭執時，承租人可藉由存證信函向出租人表明付款情形及主張權利；又或在商業解約過程中，用以正式通知員工或合作方有關合約終止的法律事宜。
值得注意的是，存證信函並非訴訟文書，其主要功能是作為前置程序的法律工具，旨在向對方發出正式警告或提醒，促使爭端雙方於升級至訴訟前解決問題。撰寫存證信函的核心要點在於陳述條理分明、內容合法合規，並確保語氣保持適當的法律專業性。

存證信函是否可以自行撰寫？

許多人認為，存證信函必須由律師或專業人士起草才能顯得專業，實則不然。只要掌握撰寫技巧，個人亦能有效完成存證信函的撰寫。撰寫此類信函的重點在於清晰、準確地表達自身訴求，而非過度依賴法律術語。如果過於冗長或使用晦澀難懂的專業詞彙，反而可能削弱信函的溝通效果，甚至引發對方誤解。

一份合格的存證信函應具備以下特徵：
1. 事實陳述明確：針對具體事件描述客觀事實，例如交易日期、借款金額或合約條款，並附上相關佐證材料。
2. 法律主張清晰：明確表達自身的法律訴求，例如付款期限、補償金額等，並引用適用的法律條文（如適用）。
3. 語氣正式且得體：採用法律專業語句，如「請於〇〇日期前履行還款義務」較「你趕快還錢，不然就完蛋」更具法律效力與說服力。

舉例來說，若要求對方清償借款，應清楚說明借款發生的時間、金額、還款期限及相關協議，並在信函中主張自身權利，例如「依據雙方協議，請於〇〇年〇月〇日前支付全部借款及應計利息，否則本人將保留追訴法律責任的權利」。

總結來說，存證信函是一種專業、實用的法律工具。即使非專業人士，只要遵循上述原則，也能有效撰寫符合法律規範的存證信函，既保護自身權益，又有助於促成問題的和平解決。在遇到較為複雜或重大爭議時，亦可諮詢專業律師進行補充或修改，確保內容更加完備。